InVivo Agro s'achemine vers la dématérialisation fiscale

Bien qu'aucune obligation législative n'impose à ce jour la dématérialisation fiscale, InVivo Agro a pris l'option depuis un an de l'adopter en interne, tout en participant conjointement à sa standardisation dans le cadre d'AgroEDI Europe, à partir de la norme internationale EDI Fact. Autorisée par une directive européenne de décembre 2001 sur l'harmonisation des règles fiscales, la dématérialisation fiscale ne commence à émerger en France que depuis peu de temps, après l'assouplissement en 2007, puis 2009, de la réglementation nationale.

« La dématérialisation fiscale est avant tout une optimisation des processus et de l'organisation de l'entreprise en supprimant notamment des tâches chronophages, expliquent Cécile Bertholier, responsable de ce projet chez InVivo Agro, et Samuel Marot qui la seconde sur la partie déploiement. Elle génère également des économies de papier et d'affranchissement, et permet de raccourcir les délais. En outre, l'image de la facture reconstituée peut être accessible par tous : en interne, et par les clients et fournisseurs. »

Des gains à partir de 2014

Annuellement, InVivo Agro traite 150 000 factures de fournisseurs et 160 000 factures de clients. 70 % de ses fournisseurs et 60 % de ses clients sont en EDI non fiscal avec des factures électroniques en sus des factures papier. « Nous sommes passés à l'EDI progressivement depuis 1995. Aujourd'hui, nous franchissons un autre cap avec une facture EDI qui fait foi sur le plan fiscal et implique une évolution technique pour être conforme à la facture papier », précise Cécile Bertholier. Pour cela, il reste environ 10 % de données nouvelles à intégrer dans les messages EDI actuels. Une facture dématérialisée revient trois à quatre fois moins chère qu'une facture papier, car il y a des gains financiers sur le traitement du courrier et de l'archivage. La phase pilote, lancée en octobre avec deux fournisseurs et deux coopératives adhérentes, va permettre de valider cette évolution technique en 2012-2013. Puis, l'union se donne deux ans pour déployer la démarche. En 2014, elle compte être en gain net, gain qui devrait être doublé annuellement jusqu'en 2017.

Pour toucher les 30 à 40 % d'entreprises qui ne sont pas en EDI, InVivo mise sur le format XML utilisé depuis dix ans dans le monde (trente ans pour l'EDI) avec lequel la génération actuelle d'informaticiens est plus à l'aise. Autre voie, le fichier PDF crypté avec signature, qui peut faire foi fiscalement et intéresser les petites sociétés.

Bien gérer le volet humain

Au-delà des aspects techniques et économiques, la dématérialisation fiscale est avant tout une approche humaine, impliquant une réorganisation interne et une évolution des salariés dont les tâches habituelles sont supprimées. Aussi, l'étape de cadrage est indispensable. Elle a été menée d'octobre 2011 à avril 2012 pour analyser l'existant et faire réfléchir les opérateurs sur les changements induits. « Un an avant le lancement de la phase de cadrage, je me suis entretenue du projet avec la direction des ressources humaines, afin de préparer le futur des salariés touchés », souligne Cécile Bertholier. Parmi les personnes concernées, une partie était en fin de parcours professionnel. Pour les autres, elles seront détachées sur le traitement et la qualification de la base de données. « Leur ancienne fonction s'est avérée propice à ce basculement qui devenait nécessaire, car nous vivons de la qualité des données. » Dans cinq ans, InVivo Agro compte être à 80-90 % de factures dématérialisées sur le plan fiscal.

Hélène Laurandel